Vereinsorgane

Ein Verein hat mindestens zwei Organe, den Vorstand und die Mitgliederversammlung. Daneben kann durch die Satzung für einzelne Geschäftsbereiche ein besonderer Vertreter eingesetzt werden, der innerhalb seines Wirkungskreises dieselbe Stellung wie der Vorstand hat und ebenfalls in das Vereinsregister einzutragen ist. Weitere Organe wie Beirat, Kuratorium, Präsidium o. ä. können durch die Satzung beliebig eingesetzt und mit Kompetenzen aus gestattet werden, solange nicht gegen gesetzliche Vorschriften (vor allem Vertretungsmacht des Vorstands) verstoßen wird. So wird häufig ein Kuratorium mit klangvollen, bei Spendern zugkräftigen Namen besetzt und dieses mit beratender Funktion ausgestattet. Auch können Finanzentscheidungen z.B. auf einen gesondert zu wählenden Beirat vom Vorstand weg verlagert werden.

1) Mitgliederversammlung

Nach dem Gesetz ist die Mitgliederversammlung das oberste beschlussfassende Organ des Vereins. Es werden alle Vereinsangelegenheiten durch die Mitgliederversammlung geregelt, soweit sie nicht durch Satzung ausdrücklich einem anderen Organ zugewiesen sind. Die Mitgliederversammlung ist gegenüber dem Vorstand weisungsberechtigt. Diese vom Gesetz vorgegebene Stellung der Mitgliederversammlung kann die Satzung (das ist der Gründungsvertrag der Mitglieder) weitgehend abändern. Zur Mitgliederversammlung sind stets alle Mitglieder einzuladen. Soweit die Satzung nichts anderes bestimmt, hat die Einladung alle Punkte, die auf der Mitgliederversammlung erörtert oder beschlossen werden sollen, aufzuführen. Es empfiehlt sich, vorhandene Informationen beizufügen. Außerdem sollte eine angemessene Frist zwischen Einladung und Versammlungstag liegen, beispielsweise eine Frist von zwei Wochen. Die Einladung sollte vom Vorstandsvorsitzenden unterzeichnet sein. Das einzige Recht, das der Mitgliederversammlung durch die Satzung nicht genommen werden darf, ist das, über die Auflösung des Vereins zu beschließen. Auch muss die Mitgliederversammlung bestimmen, wer bei Auflösung des Vereins das Vermögen erhält. Gemeinnützige Vereine haben meist auf Verlangen des Finanzamts bereits in der Satzung hierzu eine Regelung getroffen.

Üblicherweise wird die Mitgliederversammlung in ihren Rechten nicht derart beschränkt, sondern es werden häufig folgende Aufgaben der Mitgliederversammlung ausdrücklich zugewiesen:

• Wahl des Vorstands, nach dem Gesetz mit einfacher Mehrheit,
• Wahl von Revisorinnen/Kassenprüferinnen, mit einfacher Mehrheit,
• Satzungsänderungen; nach dem Gesetz mit 3/4-Mehrheit
• Änderung des Vereinszwecks; nach dem Gesetz ist hierzu die Zustimmung aller Vereinsmitglieder notwendig,
• Entgegennahme der Jahres-/Kassenberichte des Vorstands
• Entgegennahme des Prüfungsberichtes von RevisorInnen oder KassenprüferInnen
• Entlastung des Vorstands.

Die gesetzlich vorgegebenen Mehrheiten beziehen sich jeweils auf die anwesenden Mitglieder. Sie können durch die Satzung anders bestimmt werden. Dies empfiehlt sich vor allem bei Änderung des Vereinszwecks, da bei vielen Vereinen die Zustimmung aller Vereinsmitglieder schwer einzuholen ist.

2) Vorstand

Der von der Mitgliederversammlung gewählte Vorstand ist der gesetzliche Vertreter des Vereins. Der Verein legt in seiner Satzung fest, ob der Vorstand aus einer oder mehreren Personen bestehen soll.

Häufig werden in der Satzung auch Personen als Vorstand bezeichnet, die nicht zur Vertretung des Vereins berechtigt sind (z. B. Schriftführer, Kassierführer). Dies ist der sog. "Vorstand im weiteren Sinne" oder die "Vorstandschaft", wogegen die vertretungsberechtigten Personen als "Vorstand im engeren Sinne" bezeichnet werden. Die Satzung sollte daher genau differenzieren, welche Personen vertretungsberechtigt sind und welche lediglich zur Vorstandschaft gehören. Selbstverständlich können beide Personenkreise zusammenfallen, die gesamte Vorstandschaft also vertretungsberechtigt sein.

Die Satzung kann ferner festlegen, wie die einzelnen Vorstandsmitglieder den Verein vertreten können, das heißt, ob ein Vorstandsmitglied den Verein alleine oder nur zusammen mit einem weiteren Vorstandsmitglied vertreten kann.

In der Satzung kann für bestimmte Rechtsgeschäfte eine Beschränkung der Vertretungsmacht vorgesehen werden. (Beispiele: Die Aufnahme von Darlehen, Grundstücksgeschäfte, alle Rechtsgeschäfte über 10.000,- Euro bedürfen der Genehmigung der Mitgliederversammlung.) Wenn eine solche Regelung im Vereinsregister eingetragen werden soll, muss aus der Satzung eindeutig hervorgehen, dass diese Einschränkung nicht nur vereinsinternen Charakter hat, sondern gegenüber Dritten gelten soll.

Sie vereinfachen die Vertretung des Vereins nach außen, wenn Sie die Vertretungsbefugnis auf wenige Vorstandspositionen beschränken.Dies schließt allerdings die Möglichkeit nicht aus, dem Verein auch einen erweiterten Vorstand für vereinsinterne Aufgaben zu geben. Die Personen, die dem erweiterten Vorstand angehören, können den Verein allerdings nicht nach außen vertreten.

a) Wahlen

Bei der Anmeldung einer Vorstandsneuwahl ist eine einfache Abschrift bzw. Kopie des Versammlungsprotokolls einzureichen. Das Protokoll muss bzw. sollte folgende Angaben enthalten:

• den Ort und den Tag der Versammlung
• die Namen des Versammlungsleiters und des Schriftführers
• Zahl der erschienenen Mitglieder
• Feststellung über die form- und fristgerechte Berufung der Versammlung
• die Tagesordnung mit der Angabe, ob sie bei der Berufung der Versammlung mitangekündigt war
• die Feststellung der Beschlussfähigkeit der Versammlung
• die gefassten Beschlüsse und die ziffernmäßige Angabe der Abstimmungsergebnisse
• Name, Geburtsdatum und Adresse der gewählten Vorstandsmitglieder
• die Annahme der Wahl durch die Gewählten
• die Unterschriften der Personen, die nach der Satzung das Protokoll zu unterzeichnen haben (in der Regel Schriftführer und 1. Vorsitzender).

Da bei der Anmeldung versichert wird, dass die Versammlung durchgeführt wurde und dass die gefassten Beschlüsse ordnungsgemäß zustande gekommen sind, empfiehlt es sich, im Vorfeld der Versammlung bei der Einladung und auch bei der Versammlung auf diese Punkte zu achten. Üblicherweise wird dem Amtsgericht eine Kopie des Einladungsschreibens zum Nachweis einer ordnungsgemäßen Einladung eingereicht.

Anmeldeberechtigt ist der neue Vorstand. Gewählt wird der Vorstand von der Mitgliederversammlung, in der Regel mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen.

Manche Vereine wählen zur Durchführung der Vorstandswahl zunächst einen Wahlausschuß. Er hat die Aufgabe, den Wahlgang zu leiten, die Stimmen auszuzählen und das Ergebnis bekannt zu geben.

Hat sich die Zusammensetzung des Vorstandes nach einer Wahl geändert, so ist der Vorstand gesetzlich verpflichtet, diese Veränderung dem Amtsgericht schriftlich mitzuteilen. Diesem Schreiben muß eine Abschrift des Wahlprotokolls beigefügt sein. Wird der Vorstand in derselben personellen Besetzung wiedergewählt, dann ist zu empfehlen, dies dem Amtsgericht formlos (z.B. auf einer Postkarte) mitzuteilen. Eine Verpflichtung dazu besteht aber nicht.

b) Das Amt des Vorstands

Die Aufgabe des Vorstandes ist die Geschäftsführung des Vereins. Dazu gehören:

• die Vertretung des Vereins nach außen,
• die Buchführung und die Kassenführung, die Einziehung und Verwaltung der Mitgliederbeiträge,
• Ein- und Verkäufe für den Verein,
• eventuelle Einstellungen von Personal,
• Einberufung und Durchführung der Mitgliederversammlungen, Verfassen der Protokolle.

Üblich ist es, die Geschäftsführung in mehrere Bereiche aufzuteilen, die jeweils von einem Vorstandsmitglied übernommen werden. In einer Vereinsordnung oder in einer Geschäftsordnung des Vorstandes können die Aufgaben der Sachgebiete beschrieben und aufgeteilt werden.

Der Vorstand muss auf der Mitgliederversammlung jederzeit Auskunft über den Stand der Vereinsgeschäfte geben. Spätestens mit Beendigung seines Amtes ist er verpflichtet, Rechenschaft abzulegen. Nach heutiger Rechtsauffassung hat das jährlich zu geschehen. Das macht er in der Regel mit einem Geschäftsbericht, in dem er den Verlauf des Geschäftsjahres und die Lage des Vereins darstellt. In den Geschäftsbericht gehört auch die finanzielle Jahresabrechnung des Vereins. Üblich ist es - es sei denn, die Satzung eines Vereins schreibt ein anderes Verfahren vor -, dass der Vorstand seinen Geschäftsbericht der Mitgliederversammlung vorlegt. Die Mitgliederversammlung stimmt dann über die Entlastung des Vorstandes ab. Mit der Entlastung entlassen die Mitglieder den Vorstand aus seiner besonderen Haftung; damit verzichtet der Verein auf Schadensersatz- und sonstige finanzielle Ansprüche gegenüber den Vorstandsmitgliedern. Dieser Vorgang der Entlastung des Vorstandes stellt die Ausführung eines wichtigen Grundsatzes des Vereinsrechts dar, das die Unvereinbarkeit von Geschäftsführung und Kontrolle der Geschäftsführung vorschreibt. Praktisch kontrolliert die Mitgliederversammlung auf diese Weise die Arbeit des Vorstands.

c) Die Amtsdauer des Vorstands

Die Amtsdauer des Vorstands wird in der Satzung festgeschrieben. Ist sie abgelaufen, dann ist das Amt des Vorstands auf jeden Fall beendet, auch wenn die Mitgliederversammlung noch keinen neuen Vorstand gewählt hat. Es empfiehlt sich deshalb, rechtzeitig vor Ablauf der Amtszeit Neuwahlen abzuhalten.

d) Zusätzliche Gremien

Zusätzliche Gremien bestehen oft in größeren Vereinen. Sie haben Namen wie Delegiertenversammlung, Aufsichtsrat, Kuratorium, erweiterter Vorstand oder Ausschuss. Sie sollen die Mitgliederversammlung und den Vorstand von Aufgaben entlasten, die diese nicht nach Gesetz zwingend wahrnehmen müssen.